| C: Rutine for sakshandsaming, godkjenning og dokumentkontroll
|
|
|
Aktivitet
|
Ansvar
|
|
|
All dokumentasjon i sakshandsamingsprosessen skal lagrast elektronisk i ephorte
|
Sakshandsamar
|
|
|
Sjekke dagleg motteke post i ephorte og utføra mottakskontroll (at posten registrert i rett saksmappe, at avsendar er rett, evt skjerming er påført rett heimel etter Offentleglova)
|
Sakshandsamar
|
|
|
Gje tilbakemelding til Fellestenester dersom kvaliteten på innskanna dokument ikkje er god nok
|
Sakshandsamar
|
|
|
Vurdera om motteken post krev svar / vedtak eller om posten skal avskrivast direkte (dvs fjerne restansen)
|
Sakshandsamar
|
|
|
Avklara med overordna om posten krev politisk handsaming
|
Sakshandsamar
|
|
|
Politiske saker og brev som skal underteiknast av overordna, skal sendast næraste overordna til godkjenning. Sakshandsamar eigengodkjenner dokument i samsvar med eigne fullmakter.
|
Sakshandsamar
|
|
|
Godkjenning av journalpost (brev, notat, administrativ eller politisk saksframlegg). Ved underkjenning vert dokumentet sendt attende til sakshandsamar med påteikning.
|
Leiar
|
|
|
Henta fram brev med status F for ekspedering – enten elektronisk etter via utskrift på papir
|
Sakshandsamar
Endring i høve
digital forsendelse status E!
|
|
|
Kontrollera og journalføra utgåande post og notat som er sendt (= status F/E)
|
Fellestenester
|
|
|
Legg ferdighandsama saker til arkivering: Klikk i saksmappa (gult ikon) og Marker som ferdig
|
Sakshandsamar
|
|
|
Saker som er ferdig, vert kontrollert og avslutta (arkivert).
|
Fellestenester
|
